تعتبر حوكمة المشاريع أحد أهم عوامل النجاح الحرجة للمشاريع والبرامج. كثيرًا ما يُستخدم هذا المصطلح بشكل فضفاض في مجتمع إدارة المشاريع، لكن الدراسات والخبرات العملية تشير إلى أن غياب الحوكمة غالبًا ما يكون السبب الجذري وراء إخفاق المشاريع.
"حوكمة المشروع هي وظيفة إشرافية تتوافق مع نموذج حوكمة المنظمة وتشمل دورة حياة المشروع."
– A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition, Project Management Institute, 2013.
مكونات حوكمة المشاريع
حوكمة المشاريع ليست نموذجًا موحدًا للجميع، بل يجب تكييفها وفق احتياجات المنظمة. هناك ثمانية مكونات أساسية يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء وتنفيذ ومراقبة إطار الحوكمة:
- نموذج الحوكمة (Governance Models): اختيار نموذج متوازن يعكس طبيعة المشروع ومتطلبات المنظمة دون الإفراط في التعقيد.
- المسؤوليات والمحاسبة (Accountability and Responsibilities): تحديد من هو مسؤول ومن هو مطلع ومشارك في كل مخرجات المشروع.
- إشراك أصحاب المصلحة (Stakeholder Engagement): التعرف على جميع أصحاب المصلحة وتحديد اهتماماتهم وتوقعاتهم.
- التواصل مع أصحاب المصلحة (Stakeholder Communication): إنشاء خطة اتصال واضحة لضمان نقل المعلومات بشكل فعال.
- الاجتماعات والتقارير (Meetings and Reporting): التوازن بين الاجتماعات والتقارير لضمان متابعة فعالة للمشروع.
- إدارة المخاطر والقضايا (Risk and Issue Management): تحديد وتصنيف وإعطاء الأولوية للمخاطر والقضايا، مع وضع خطة للتعامل معها.
- ضمان الجودة (Assurance): وضع مؤشرات لمتابعة أداء المشروع والتأكد من التزامه بالخطة والأهداف.
- عمليات التحكم وإدارة المشروع (Project Management Control Process): المراقبة المستمرة للأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
أهمية الحوكمة العملية
توضح الدراسات العملية أن غياب الحوكمة يؤدي إلى تأثيرات سلبية متسلسلة على المشروع. فقد أظهرت حالة دراسية مع مشروع نشر تقنية جديدة لشركة اتصالات، أن غياب الحوكمة وضعف فهم توقعات أصحاب المصلحة أدى إلى تأخيرات ومشاكل في الالتزام بخطة المشروع.
تساهم الحوكمة في:
- توفير نقطة محورية للمسؤولية (Single point of accountability).
- تحديد الأدوار والعلاقات بين أصحاب المصلحة.
- إدارة وحل القضايا بفعالية.
- ضمان الاتصال والمعلومات الشفافة والمتسقة.
الأدوار الأساسية في حوكمة المشاريع
لضمان تطبيق الحوكمة بفعالية، هناك أربعة أدوار رئيسية:
- الراعي (Sponsor)
- لجنة التوجيه (Steering Committee)
- مكتب إدارة المشاريع (PMO)
- مدير المشروع (Project Manager)
أدوات متقدمة لدعم الحوكمة
مستودع معلومات الحوكمة (Governance Information Repository)
أداة إلكترونية لتوحيد أفضل الممارسات، وتحليل أصحاب المصلحة، وتوضيح الأدوار ومسارات التقرير.
تقنية T-Shirt Sizing
أداة لتقدير مستوى حوكمة المشروع وتحديد تفاصيل الإطار وفق حجم المشروع، تعقيده، ومتطلبات المنظمة.
خلاصة
تطبيق حوكمة المشاريع بشكل فعال ليس رفاهية، بل استثمار أساسي يرفع فرص النجاح، يضمن الشفافية، ويخلق إطارًا واضحًا لاتخاذ القرار طوال دورة حياة المشروع.
المصدر:
- Muller, R. (2009). Project governance. Surrey, England: Gower Publishing Limited.
- Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth edition. Newtown Square, PA: Author.
- Townsend, C. (2014). Project governance 17 Success Secrets—17 most asked questions on project governance. Newstead, Australia: Emereo Publishing.
- PMI Library: Project Governance – A Critical Success Factor
