في بيئة العمل الحديثة، يظن الكثير من الموظفين أن السرعة في الرد عبر البريد الإلكتروني تعكس الاحترافية والالتزام. لكن الحقيقة أن الإفراط في استخدام البريد الإلكتروني قد يكون السبب الأكبر وراء تجاهل الزملاء لرسائلك، بل وربما تراجع صورتك كقائد أو زميل موثوق.
من تجربتها الشخصية، تحكي ميتا ماليك كيف تحوّل البريد الإلكتروني من أداة للتواصل إلى عبء يُثقل كاهل الفرق، مما جعل اسمها في صندوق الوارد يرتبط بالانزعاج أكثر من التعاون. فكيف نتجنب أن نكون ذلك الشخص الذي يرهق زملاءه برسائل لا تنتهي؟
1. ليس كل ما يُقال يستحق بريدًا
كثير من الموظفين يرسلون بريدًا لمجرد التخلص من مهمة، أو لنقل المسؤولية إلى شخص آخر بسرعة. لكن السؤال الأهم: هل يحتاج الأمر فعلًا إلى رسالة؟
- هل يمكن طرح الموضوع في اجتماع أسبوعي؟
- هل يمكن أن يختصر سؤال سريع وجهًا لوجه أو عبر مكالمة قصيرة كل هذا التراسل؟
- هل أستطيع إيجاد الإجابة بنفسي قبل الضغط على زر الإرسال؟
التفكير في هذه الأسئلة يوفر وقتك ووقت الآخرين، ويجعل تواصلك أكثر تأثيرًا.
2. لا تضف إلى الفوضى
سلاسل "الرد على الجميع" هي من أكثر مظاهر الفوضى في البريد الإلكتروني. التهنئات والردود القصيرة تتراكم حتى تصبح عبئًا لا يضيف قيمة. قبل أن تضغط Reply All، اسأل نفسك:
- ما القيمة التي سيضيفها ردي؟
- هل حقًا يحتاج الجميع أن يروه؟
- هل الأفضل أن أرسل رسالة مباشرة للشخص المعني؟
تذكر: كل رسالة إضافية هي وقت إضافي من أعمار الآخرين.
3. أعد التفكير في توقيت الإرسال
كثيرون يرسلون رسائل في منتصف الليل أو خارج ساعات العمل. النتيجة؟ يخلق ذلك انطباعًا بأن كل شيء عاجل، مما يفقدك مصداقيتك عند وجود أمر يستحق الاستعجال فعلًا.
الرسائل المتأخرة قد تُربك زملاءك وتُشعرهم بالضغط المستمر. ما لم يكن الأمر طارئًا بحق، يمكن أن ينتظر حتى صباح اليوم التالي.
نحو تواصل أكثر وعيًا
البريد الإلكتروني أداة، وليس غاية بحد ذاته. استخدامه بكثافة أو بتهور يضعف العلاقات المهنية، بينما استخدامه بوعي يرسّخ صورتك كقائد يوازن بين الكفاءة والاحترام.
القادة الأكثر نجاحًا ليسوا من يغمرون فرقهم برسائل متتالية، بل من يعرفون متى يتحدثون، ومتى يكتبون، ومتى يفضلون الصمت.
